Aus unserem Journal:
Die 5 größten Irrtümer: Was kleine Lieferanten bei...
Erkenntnisse aus mehr als 1000 Anbindungen – und warum die meisten Ängste unbegründet sind
Die E-Mail kommt oft ohne Vorwarnung: „Ab Q3 benötigen wir von Ihnen einen PunchOut-Katalog – OCI oder cXML.” Für viele kleinere Lieferanten ist das der erste Kontakt mit einem Thema, das technischer klingt, als es ist.
Andere Lieferanten wissen sehr wohl um die Wichtigkeit einer PunchOut-Anbindung und wollen mit dem anstehenden Shop-Upgrade das Thema direkt mit angehen.
In beiden Fällen fehlt oft die Erfahrung – und manchmal auch eine eigene IT-Abteilung, die das Thema übernehmen könnte.
Ich habe in den letzten fünf Jahren mehr als tausend solcher Anbindungen begleitet. Dabei begegnen mir bis heute dieselben Irrtümer. Hier sind meine Top 5.
Viele Lieferanten denken beim ersten Kontakt mit dem Thema, ein PunchOut sei eine Art spezieller Bestellvorgang im eigenen Shop. Und wenn dann im System keine Bestellung sichtbar ist, dann herrscht erst einmal Verwirrung. Daher ist Folgendes wichtig zu verstehen:
Ein PunchOut ist keine interne Bestellung, sondern ein externer Beschaffungsvorgang, der extern initiiert und gesteuert wird.
Die eigentliche Bestellung erfolgt erst nachgelagert per EDI oder häufig auch noch per E-Mail.
So läuft ein PunchOut ab
Man verbindet das E-Procurement-System eines Käufers – beispielsweise Ariba oder SAP – mit dem Katalog eines Lieferanten. Das funktioniert folgendermaßen:
Der Einkäufer startet in seinem Beschaffungssystem (z. B. SAP Ariba, Newtron, Onventis, Coupa)
Er wählt dort den Lieferanten aus (der vorher als PunchOut-Katalog angelegt wurde)
Das System öffnet über die PunchOut-Anbindung automatisch den Katalog des Lieferanten
Der Einkäufer wählt Produkte aus und legt sie in den Warenkorb
Der Warenkorb wird über dieselbe Anbindung zurück in sein Beschaffungssystem übertragen
Die eigentliche Bestellung erfolgt erst nach internen Genehmigungsworkflows
Das erklärt auch, warum die Anforderungen anders sind als bei einem normalen Shop-Checkout. Der Lieferant verkauft nicht direkt an den Einkäufer. Er liefert einen Warenkorb an dessen System. Das ist der entscheidende Unterschied.
Was konkret gebraucht wird: eine Schnittstelle zwischen beiden Welten. Keine neue Shop-Funktionalität, sondern eine Brücke.
Diese Annahme höre ich oft und sie könnte nicht falscher sein.
Rund 40 Prozent der Unternehmen, die wir anbinden, haben keinen eigenen Onlineshop. Trotzdem sind sie innerhalb weniger Tage lieferfähig. Die Lösung heißt Hosted Catalog: Man lädt seine Produktdaten – üblicherweise als Excel- oder CSV-Datei – auf eine Plattform hoch. Daraus entsteht ein schlanker Katalog, in den Kunden direkt springen können.
Der Irrtum entsteht vermutlich, weil PunchOut nach E-Commerce klingt. Viele denken deshalb: Erst einen Shop aufsetzen, dann PunchOut integrieren. Das ist nicht nötig.
In der Praxis sehe ich kleine Spezialhersteller mit 500 bis 5000 Artikeln, die Hosted Catalogs erfolgreich nutzen. Kein Shop-Projekt, kein Design, keine Wartung. Nur Produktdaten hochladen, fertig.
Später kann man immer noch einen vollwertigen Shop aufsetzen, wenn das Geschäft wächst oder es erforderlich wird.
PunchOut klingt nach IT-Großprojekt. Das war früher vielleicht so, heute nicht mehr.
Die technische Anbindung über eine moderne Plattform dauert rund 20 Minuten.
Der echte Zeitfresser ist also nicht die Technik, sondern die Datenqualität. Wenn Produktdaten aufbereitet werden müssen – fehlende Artikelnummern, uneinheitliche Preise, falsche Einheiten – dann kostet das Zeit. Wenn der Kunde zusätzlich Klassifizierung fordert, etwa nach eCl@ss oder UNSPSC, kann das eine Woche extra bedeuten.
Bei der Datenqualität gilt: Je strukturierter die Produktdaten vorliegen, desto schneller läuft alles.
Dabei stehen Lieferanten nicht allein da. Wir beraten gerne bei der Aufbereitung der Daten. Und das lohnt sich über PunchOut hinaus: Gute Datenqualität ist für den gesamten E-Commerce entscheidend – von der Suchmaschinenoptimierung bis zur Nutzung von KI-Tools. Wer hier investiert, profitiert mehrfach.
Noch ein System, noch mehr Arbeit – diese Sorge ist nachvollziehbar, aber vollkommen unnötig. Denn eher das Gegenteil ist der Fall.
Ohne PunchOut wird häufig zyklisch ein Katalog an den Käufer übermittelt, aus dem er sich dann konkrete Bestellungen zusammenstellt und diese dann an den Lieferanten per E-Mail oder EDI übermittelt.
Das Problem: Die Artikeldaten, Verfügbarkeiten und Preise sind dann nicht aktuell.
Mit einer PunchOut-Anbindung ändert sich das grundlegend:
Echtzeit-Preise (keine veralteten Kataloge)
Echtzeit-Verfügbarkeit
Keine manuellen Übertragungsfehler
Bestelldaten kommen strukturiert und korrekt
Ergo: Der administrative Aufwand sinkt und die anfängliche Investition zahlt sich durch deutlich effizientere Abläufe aus.
Ich höre regelmäßig, dass ein PunchOut nur etwas für große Unternehmen mit eigener IT ist. Die Zahlen sprechen eine deutlich andere Sprache.
Mehr als 40 Prozent der Unternehmen, die wir anbinden, haben zwischen 5 und 50 Mitarbeiter. Typisches Profil: Spezialhersteller ohne IT-Abteilung. Sie haben das technische Know-how nicht – und brauchen es auch nicht.
Mit PunchCommerce übernimmt die Plattform die gesamte Technik. Man konfiguriert, wir kümmern uns um den Rest. Keine Entwicklung, keine Server, keine Wartung.
Der Markt ändert sich schnell. Vor zwei Jahren machte cXML – der Standard von Ariba – rund 20 Prozent unserer Anfragen aus. Heute sind es über 50 Prozent. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Procurement-Systeme und erwarten, dass Lieferanten mitgehen.
In zwei Jahren wird PunchOut Standard sein – so wie vor zehn Jahren der Onlineshop Standard wurde. Wer heute vorbereitet ist, verschafft sich einen klaren Vorteil. Wer wartet, läuft hinterher.
Die Frage ist nicht mehr »ob«, sondern »wann«.
Sie möchten wissen, wie eine PunchOut-Anbindung in Ihrem Fall aussehen würde?
Dann buchen Sie gerne ein 30-minütiges Gespräch mit mir und wir klären gemeinsam, wie wir Sie schnell und einfach PunchOut-fähig machen.
Patrick Dornbusch ist Gründer der netzdirektion und Entwickler von PunchCommerce. Seit mehr als 20 Jahren verbindet er Lieferanten mit den Beschaffungssystemen ihrer Großkunden.
Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an hallo@punchcommerce.de oder rufen Sie uns an unter 06142 / 953 80 - 60. Wir freuen uns über Ihr Feedback!
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