Good To Know Datenschutz & Datensicherheit bei PunchOut-Katalogen

PunchOut-Kataloge machen B2B-Bestellungen komfortabel und effizient. Einkäufer greifen direkt aus ihrem E-Procurement-System auf Ihr Sortiment zu. Preise, Konditionen und Warenkörbe fließen dabei automatisch zurück.

Dabei darf aber eins nicht vergessen werden: Daten bilden die Grundlage dieser Verbindung. Und genau deshalb sollten Sie als Lieferant beim Thema Datenschutz und Datensicherheit nicht erst reagieren, wenn etwas passiert sondern von Anfang an strukturiert vorgehen.

Warum ist das Thema Datenschutz und Datensicherheit bei PunchOut-Katalogen wichtig?

PunchOut-Kataloge machen B2B-Bestellungen komfortabel und effizient. Einkäufer greifen direkt aus ihrem E-Procurement-System auf Ihr Sortiment zu. Preise, Konditionen und Warenkörbe fließen dabei automatisch zurück.

Was dabei oft übersehen wird: Diese Verbindung ist nicht nur technisch, sondern auch sensibel. Zwischen Käufer- und Lieferantensystem werden zahlreiche Informationen ausgetauscht – von Artikeldaten und Preisen bis hin zu Benutzer-IDs, Lieferadressen oder Ansprechpartner:innen.

Das heißt: Es fließen sowohl geschäftskritische als auch personenbezogene Daten. Wenn diese in falsche Hände geraten oder unverschlüsselt übertragen werden, drohen nicht nur Bußgelder nach DSGVO, sondern auch Reputations- und Vertrauensverlust.

5 Punkte, wie Sie Ihre Daten sichern können

Datenschutz und Datensicherheit lassen sich nicht einfach in der Checkliste abhaken – sie sind Teil eines laufenden Prozesses. Gerade als Lieferant sollten Sie die wichtigsten Grundlagen im Blick behalten, um Systeme sicher zu betreiben und das Vertrauen Ihrer Kund:innen langfristig zu stärken. Die folgenden fünf Punkte helfen Ihnen dabei, Datenschutz und Datensicherheit im Alltag praxisnah umzusetzen.

1. Speichern Sie nur, was wirklich nötig ist

Weniger ist in diesem Fall tatsächlich mehr. Im Alltag neigen viele Systeme dazu, Daten automatisch zu speichern auch wenn diese manchmal gar nicht benötigt werden. Beschränken Sie sich daher bewusst auf Bestell- und Transaktionsdaten, die für Auftragsabwicklung, Versand und Nachweise erforderlich sind. Darüber hinaus sollten Sie personenbezogene Daten regelmäßig prüfen und löschen, sobald diese nicht mehr benötigt werden.

2. Verschlüsseln Sie jede Verbindung

Zwischen PunchOut-Katalog, Webshop und Einkaufssysteme dürfen keine ungesicherten Daten fließen. Setzen Sie konsequent auf HTTPS/TLS-Verschlüsselungen und aktuelle Zertifikate. API-Schnittstellen, Logins und Tokens sollten ebenfalls regelmäßig geprüft und erneuert werden – besonders, wenn mehrere Systeme oder Dienstleister eingebunden sind.

Und auch intern gilt: Zugänge zum Admin-Bereich, Backups oder Monitoring-Systeme gehören ebenso verschlüsselt. Denn Angriffe erfolgen fast immer über schlecht gesicherte Nebenwege.

3. Regeln Sie Zugriffe und Verantwortlichkeiten klar

Je mehr Personen mit PunchOut-Daten arbeiten, desto wichtiger ist ein klares Rollen- und Rechtekonzept. Legen Sie daher fest, wer Bestellungen einsehen darf und wer die Systemzugriffe verwaltet. Vermeiden Sie Sammelkonten und setzten Sie stattdessen auf individuelle Nutzerkonten mit Mehr-Faktor-Authentifizierung. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Sicherheit, sondern machen auch jede Aktivität nachvollziehbar.

4. Transparente Kommunikation

Vertrauen entsteht durch Klarheit. Viele Einkäufer möchten heute genau wissen, wie ihr Lieferant mit den gelieferten Daten umgeht. Eine kurze Übersicht auf Ihrer Website oder in PunchOut-Dokumentationen hilft enorm. Diese Transparenz stärkt nicht nur die Kundenbeziehung, sondern sie wirkt auch professionell. Gerade in Ausschreibungen oder IT-Freigabeprozessen punktet, wer Datenschutzthemen proaktiv adressiert.

5. Seien Sie auch im Ernstfall vorbereitet

Keine IT ist perfekt. Erstellen Sie einen Notfallplan, der vorgibt, was im Fall einer Datenpanne oder eines Sicherheitsvorfalls passiert. Denn ein dokumentierter Ablauf spart wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass Sie Ihren Meldepflichten nachkommen. PunchOut-Kataloge verbinden Systeme – und damit auch Verantwortung

Wenn Sie als Lieferant Daten austauschen, sollten Datenschutz und Datensicherheit von Anfang an mitgedacht werden. Denn sie sind kein Extra, sondern Teil eines professionellen B2B-Angebots.

Lieferanten, die hier sauber aufgestellt sind, gewinnen nicht nur Rechtssicherheit, sondern vor allem Vertrauen – und das ist im Einkauf oft der entscheidende Faktor für eine langfristige Zusammenarbeit.

Mit unserer SaaS-Lösung PunchCommerce setzen Sie beispielsweise auf eine PunchOut-Lösung, die Datenschutz, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle bereits im Standard berücksichtigt – damit Ihre Daten geschützt bleiben und Ihre Kund:innen sich auf Sie verlassen können. Interessiert? Dann können Sie hier einen ersten unverbindlichen Demo-Termin vereinbaren.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an hallo@punchcommerce.de oder rufen Sie uns an unter 06142 / 953 80 - 60. Wir freuen uns über Ihr Feedback!